8 porad jak wybrać dobrze zespół do obsługi PR

Jak znaleźć dobry zespół do tworzenia public relations w twojej organizacji?

Szukając kompetentnych partnerów PR, możemy ich znaleźć zarówno w dużych firmach, jak i mniejszych. Na co zwrócić uwagę?*

Oto kilka moich porad:

1 Czy zespół posiada interdyscyplinarne kompetencje? Złożoność procesów występujących w świecie wymaga integralnego podejścia, łączącego rozumienie biznesu, społeczeństwa i mediów. Przeglądając materiały agencyjne, warto zwrócić uwagę na doświadczenie zawodowe konsultantów public relations oraz ich osiągnięcia w zakresie działań biznesowych i własnych pasji.

2 Czy agencja korzysta z doświadczeń ludzi mediów? Czy ma w swoim zespole byłych dziennikarzy, twórców mediów czy managerów organizacji medialnych? Rozumienie współczesnych mechanizmów kreowania informacji i funkcjonowania mediów jest bardzo istotne w dalszej współpracy przy tworzeniu własnych mechanizmów komunikacyjnych i usług. Poza tym pracownik z doświadczeniem dziennikarskim dobrze rozumie swoich kolegów: ich styl myślenia, działania i sposób pracy. Posiada także sieć kontaktów niezbędną do budowania relacji w środowisku mediów.

3 Czy konsultanci mają doświadczenie w obsłudze wybranych branż? Ile lat zajmują się tą tematyką? Czy mają sukcesy lub porażki wpływające na jakość współpracy? Czy poradzą sobie w sytuacjach podwyższonego stresu lub w nowych środowiskach (spotkania z załogą zakładu, częste wizyty w wielu nowych lokalizacjach, zdolności językowe i kulturowe niezbędne do nawiązania relacji etc.).

4 Zrealizowane projekty. Warto się przyjrzeć wcześniejszym realizacjom. Studia przypadku pokazują, jak działa zespół, w czym ma przewagę nad konkurencją oraz jaki styl działań jest obecny w agencji. Na stronach internetowych oraz w materiałach ofertowych możemy odnaleźć podstawowe informacje o zrealizowanych zadaniach. Bardzo pomaga także kontakt z innymi PR-owcami w celu weryfikacji osiągnięć, podobnie jak w przypadku rekrutacji, gdy pytamy trzecią stronę o rekomendacje i opinie. Honorarium agencji, tzw. fee income – to wartość usług (przychody ze sprzedaży) pomniejszona o koszty zewnętrzne realizacji projektów (out of pockets – OOP).

Honorarium agencji, tzw. fee income – to wartość usług (przychody ze sprzedaży) pomniejszona o koszty zewnętrzne realizacji projektów (out of pockets – OOP).

5 Stawki konsultantów i wycena usług. Przygotowując się do oferty i ustalenia budżetu, klient powinien wiedzieć, w jakim przedziale mieszczą się wynagrodzenia oraz koszty zewnętrzne. Na przykład w skali: standard, średnie, wysokie.

Honorarium agencji, tzw. fee income – to wartość usług (przychody ze sprzedaży) pomniejszona o koszty zewnętrzne realizacji projektów (out of pockets – OOP). Tę wiedzę można uzyskać na podstawie wysłania zapytania (brief) oraz prosząć o wycenę godziny pracy konkretnych specjalistów (zob. – badanie wynagrodzeń Stowarzyszenia Komunikacji Marketingowej SAR oraz badanie stawek i płac public relations (ZFPR).

6 Ile osób zatrudnia agencja? Ile osób będzie obsługiwało mój projekt? Jakie są różnice między małymi a dużymi zespołami? Małe zespoły mogą być bardziej sprawne, elastyczne i lepiej skoncentrowane na obsłudze jednego lub kilku klientów. Nie posiadają jednak wielu osób, co ogranicza możliwość czerpania wiedzy i know-how w większym przedsięwzięciu (np. zebrane doświadczenia, biura w kilku miejscach, zdobyte portfolio rozwiązań). Duże zespoły w wielkich organizacjach PR mogą zapewnić profesjonalne usługi, choć zdarza się, że posiadanie wielu klientów odbija się na jakości obsługi i czasie decyzji oraz procesów. Kluczem nie zawsze jest wielkość, ale sprawność zarządzania i budowania relacji z klientem.

7 W jakim wieku są konsultanci? Zarząd może wyrażać zainteresowanie osobami dojrzałymi, doświadczonymi. Współpraca opiera się w dużej mierze na rozumieniu uwarunkowań i oceny świata. Częściowo jest to związane z wiekiem i nabytym doświadczeniem. Profesjonalne agencje są w stanie zapewnić ludzi młodych i rozumiejących wymagania klienta oraz ludzi dojrzałych znających się nie tylko na biznesie klienta, ale odnajdujących się w nowych technologiach i procesach cywilizacyjnych. Warto zaznaczyć, że budowanie relacji opiera się na wzajemnym zrozumieniu i zainteresowaniu, a wiek odgrywa tu również znaczącą rolę. Część decydentów zwraca na to uwagę.

8 Dobre relacje między managerami własnej organizacji a konsultantami z agencji. Jak w wielu obszarach, zbudowanie profesjonalnych relacji zaczyna się od wzajemnej akceptacji i zaufania. W sytuacji gdy trudno jest dostosować się do stylu działania drugiej strony, dalsza współpraca może mieć być utrudniona. Mogą pojawiać się napięcia i kryzysy. Na budowanie relacji ma także wpływ wzajemne zrozumienie pracy managerów i PR-owców. Doświadczona agencja zwraca na to uwagę i stara się przygotować odpowiednich ludzi. Warto o tym pamiętać także po stronie klienta. Minimum znajomości pracy PR-owca i mechanizmów komunikacyjnych jest niezbędne.

Ważne są również dobre relacje z dyrektorem agencji, szefem projektu i konsultantem obsługującym cały kontrakt. Warto zadać sobie pytania:

• Czy reprezentujemy podobny sposób postrzegania świata?
• Czy odpowiada nam sposób zaangażowania partnera z agencji?
• Czy ustalone decyzje i sposoby działania są respektowane? Czy agencja dotrzymuje słowa i wywiązuje się z terminów?
• Czy dobrze traktuje się osoby współdziałające w projekcie?

*Artykuł stanowi fragment książki Łukasza Zając „Po co jest PR?”

Łukasz Zając – od 2008 roku związany z public relations. Pochodzi z Gliwic, pracuje w Warszawie. Socjolog i ekspert PR.

Specjalizuje się w kilku obszarach komunikacji. Świetnie czuje digital PR, produkcję wideo i media relations. Interesuje go branża spożywcza i rolnictwo, tworzenie nowych produktów (NPD), zarządzanie przez design (service design) oraz rozwój organizacji społecznych.

W 2018 r. wydał poradnik „Po co jest PR?”. Członek Polskiego Stowarzyszenia Public Relations oraz TREND HOUSE. Lubi ludzi, proste sporty (bieganie, rower) oraz docenia uczciwość i szerokie horyzonty. Uwielbia nowe playlisty na Spotify, przesiadywanie w oryginalnych kawiarniach
i rozmowy z mądrymi ludźmi. Sprawdzony partner w PR (zobacz rekomendacje).

Kontakt: l.z@lukaszzajac.com