Brief, czyli początek kampanii public relations

Przygotowanie kampanii – brief

Fragment książki Łukasza Zająca (2018). Kup e-book „Po co jest PR?”

Brief

Zanim zaplanujemy działania public relations i zdecydujemy, kto i jak będzie nimi kierował, warto sporządzić dokument nazywany brief-em. To opis kompleksowych parametrów danego zlecenia, zapotrzebowania lub przetargu, które dostarczamy do agencji. Celem dokumentu jest krótkie podsumowanie zakresu wymagań, jakie stawiamy agencji. To punkt wyjścia.

Chcemy określić, w czym tkwi główne wyzwanie podejmowanych działań? Jaka jest aktualna pozycja organizacji? Możemy również zastanowić się, czy planowane kroki są spójne z kierunkiem, w jakim podąża organizacja. Warto pamiętać, że od jakości przygotowanego briefu zależy także jakość ofert, jakie otrzymamy.

Ostatecznie pytamy: Co naprawdę jest do zrobienia?  Jak planujemy to zrobić?

Brief to bardzo istotny krok w porządkowaniu i opisie problemu. Najpierw należy dokonać diagnozy sytuacji zastanej, a następnie dobrać narzędzia komunikacji. To szukanie prawdziwego celu aktywności komunikacyjnej oraz określanie wskaźników i oczekiwań efektów. Dzięki temu można przygotować kosztorys i oszacować wynagrodzenia dla agencji. Określamy tu również zarys zakresu usług zawartych później w umowie, np. przygotowanie audytu w formie raportu, plan komunikacji z mediami, zorganizowanie spotkania informacyjnego dla ekspertów.

Dla organizacji jest to moment refleksji nad zbudowaniem spójnej komunikacji oraz poznania zróżnicowanych narzędzi i mierników.

Agencja PR ma możliwość zrozumienia organizacji, jej wyzwań oraz rozwinięcia nowych kompetencji w danym obszarze biznesowym.

Jak tworzy się brief?

Agencje posiadają przygotowane szablony pytań. Formularze briefów są modyfikowane pod kątem potrzeb organizacji i strategii komunikacyjnej.

Jak wypełnić brief?

  1. Organizacja może sama określić swoje zapotrzebowanie. Korzysta z pomocy wewnętrznych ekspertów, np. działu marketingu, osoby wydelegowanej przez zarząd, działu HR lub prawnego. Zebrane informacje przekazuje agencji. Równolegle z tym można podpisać umowę o poufności.
  2. Organizacja prosi o pomoc agencję i razem wypełniają brief. Spotkanie i rozmowa z agencją może przyśpieszyć doprecyzowanie oczekiwań i wyników pracy. Agencja potrafi naprowadzić zleceniodawcę na kluczowe obszary i wymagania projektu.

Co nam daje stworzenie briefu?

  • Oceniamy siły, środki i czas.
  • Określamy obszary działań i odpowiedzialności.
  • Określamy szanse i zagrożenia.
  • Przypominamy sobie, czego nie można pominąć.
  • Wyceniamy działania/usługi.
  • Odkrywamy nowe obszary współpracy.
  • Określamy sposób raportowania i podsumowania projektu.

Praca nad briefem przynosi wiele korzyści. Bardzo często, podczas rozmowy z klientem, dowiadujemy się, czego naprawdę potrzebuje organizacja. Dobra analiza i diagnoza sytuacji wyjściowej jest niezbędnym elementem dalszej współpracy. Agencja określa także zakres, w jakim obszarze chce pomagać organizacji.

Przygotowanie briefu jest okazją do konfrontacji swoich oczekiwań wobec uwarunkowań, w jakich funkcjonują oba podmioty. Już na tym etapie stawiamy istotne pytania: o możliwości, budżet, sposoby prowadzenia komunikacji, integrację procesu komunikacyjnego wewnątrz i na zewnątrz organizacji.

To dobry moment na porządkowanie pomysłów i przygotowanie rekomendacji do dalszych działań. Potraktujmy to jako odrobienie zadania domowego. Organizacja jest zobowiązana do zebrania informacji i przemyślenia swoich celów, a agencja szuka odpowiednich rozwiązań zgodnych z aktualnymi wymaganiami, osiągalnym budżetem i polityką komunikacyjną stosowaną w danej branży.

 

 

Łukasz Zając – od 2008 roku związany z public relations. Pochodzi z Gliwic, pracuje w Warszawie. Socjolog i ekspert PR.

Specjalizuje się w kilku obszarach komunikacji. Świetnie czuje digital PR, produkcję wideo i media relations. Interesuje go branża spożywcza i rolnictwo, tworzenie nowych produktów (NPD), zarządzanie przez design (service design) oraz rozwój organizacji społecznych. Największe osiągnięcia zawodowe to obsługa kilkunastu firm, zapłacone faktury i wracający klienci.

W 2018 r. wydał poradnik „Po co jest PR?”. Członek Polskiego Stowarzyszenia Public Relations oraz TREND HOUSE. Lubi ludzi, proste sporty (bieganie, rower) oraz docenia uczciwość i szerokie horyzonty. Uwielbia nowe playlisty na Spotify, przesiadywanie w oryginalnych kawiarniach
i rozmowy z mądrymi ludźmi. Sprawdzony partner w PR (zobacz rekomendacje).

Kontakt: lukasz@agencjazajac.pl

 

Sprawdź również Artykuły powiązane
6 minut

Dlaczego ważne jest dziennikarstwo przyrodnicze?

Dziś dziennikarze stają przed zadaniem opisu ekosystemu człowieka w obliczu zmian klimatycznych, mądrego gospodarowania zasobami, nowych stylów życia i potrzeb zrównoważonych wyborów. Społeczeństwo, a w nim biznes, instytucje, media i sektor pozarządowy są wzywane do podejmowania nowych ról w celu kształtowania odpowiedzialnych postaw, szanujących walory przyrody i dobrostan społeczny. 

Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments
facebook-icon