Check list eventu – o czym musisz pamiętać

36 rzeczy, które warto sprawdzić przed wydarzeniem. Check lista.

pobierz w excel:

Check list event 

Jeżeli myślisz o stworzeniu wydarzenia lub jesteś w trakcie realizacji, warto kontrolować sprawy, które często nam umykają, a są kluczowe dla gości, bezpieczeństwa i całego przedsięwzięcia. Zgodnie z zasadą, że liczą się małe rzeczy.

Lista kontrolna na event

 

Goście

Zaproszenia wysłane z wyprzedzeniem

Jak gość ma potwierdzić udział?

Czy gość ma zgłaszać także nr rejestracyjny samochodu?

Czy jest parking?

Na jakich zasadach funkcjonuje parking?

Czy jest miejsce dla niepełnosprawnych?

Czy jest palarnia?

 

Pierwsze wrażenie

 

Jak wygląda rejestracja gości?

Czy łazienki są czyste?

Czy jest miejsce specjalne dla mediów lub VIP

Czy każdy wie, gdzie ma siadać?

Czy są materiały promocyjne i upominki. Kiedy mają być wręczane gościom?

Czy poczęstunek jest dostosowany do planu wydarzenia?

Czy menu, poza ciastem do kawy, ma także ofertę dla ludzi na dietach i wykluczających np. cukier, mięso etc.?

Czy kelnerzy są gotowi? Czy pomagają? Ale nie są też nadgorliwi np. zabierają filiżankę, jak gość jeszcze chce pić kawę etc.

Czy jest miejsce, gdzie można naładować telefon?

Czy jest maszyna do czyszczenia butów?

 

Bezpieczeństwo

 

Czy sprawdziłeś wyjścia awaryjne? Czy są otwarte? Kto ich pilnuje?

Czy w przypadku imprezy masowej powiadomiłeś zespół medyczny?

Czy twoja ochrona dostała konkretne wytyczne?

 

Scena

 

Czy odbyła się próba?

Czy prowadzący, konferansjer ma plan „B” jak ktoś nie dojedzie?

Jeżeli jest transmisja online, czy zrobiłeś próbę?

Czy światła i dźwięk nie wywołują dyskomfortu u gości?

 

Jeżeli pomogłem ci, postaw mi kawę:

Postaw mi kawę na buycoffee.to

 

Zarządzanie

 

Czy jest koordynator wydarzenia?

Komu koordynator zdelegował konkretne obszary np. catering, obsługa techniki, bezpieczeństwo, media, obsługa VIP

Czy ludzie obsługa wie, że koordynator nie może podczas wydarzenia zajmować się błahostkami? Kto i co ma robić? Kto ma raportować koordynatorowi?

Kto zajmuje się zbieraniem dokumentacji po wydarzeniu? Kto archiwizuje dane?

Kto dziękuję współorganizatorom – agencji eventowej, właścicielowi miejsca, współpracownikom: od portiera po dyrektora…

 

Media

 

Czy jest wyznaczone miejsce dla dziennikarzy?

Kto się zajmuje dziennikarzami?

Czy są materiały dla dziennikarzy: wysłane przed lub po evencie?

Czy jest przewidywane spotkanie 1:1 dziennikarzy z VIP-ami. Gdzie się odbędzie?

Czy jest przygotowane miejsce na wywiady, zdjęcia (np. ścianka prasowa)?

Czy jest zamówiony fotograf od organizatora? Dobrze, aby to organizator pierwszy publikował zdjęcia z wydarzenia. Wtedy ma wpływ na to, co się pokazuje. Zdjęcia nie mogą być po wydarzeniu, ale w trakcie – wysyłane np. partiami.

 

Jeżeli masz swoje propozycje, zostaw komentarz:

 

 

 

Jeżeli pomogłem ci, postaw mi kawę:

Postaw mi kawę na buycoffee.to

Sprawdź również Artykuły powiązane
6 minut

Cykl wywiadów – Rozmowy C-Level

C-level to funkcja zarządzająca w organizacji: chief.   Zapraszamy do nowego cyklu rozmów i wywiadów, w którym poznacie osoby mające ogromne znaczenie w świecie biznesu i życia publicznego. Moimi gośćmi będą dyrektorzy zarządzający oraz członkowie zarządu, którzy codziennie podejmują kluczowe decyzje wpływające na kształtowanie gospodarki i społeczeństwa. Cześć z nich nie zabiega o popularność w social mediach, ale są znani w swoich branżach i środowiskach.

Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments
facebook-icon