Checklist – > lista kontrolna public relations

O czym warto pamiętać, gdy szukasz agencji PR. To spisane punkty kontrolne, które można uwzględniać. To pomoże obu stroną lepiej współpracować.

Lista kontrolna (checklist) jest do pobrania w wersji do druku – na końcu artykułu.

Opracował: Łukasz Zając ©

POSZUKIWANIE AGENCJI PR

Szukaj agencji według doświadczenia (ilość lat na rynku), obszaru (specjalizacja) oraz pierwszego wrażenia ze strony internetowej (schludność, aktualność)
Sprawdź również social media agencji PR – co publikują
Sprawdź, czy agencja jest zrzeszona w organizacjach branżowych, co daje dodatkowy filtr jakości. Są to: Polskie Stowarzyszenie Public Relations, ZFPR oraz SAPR
Zapytaj znajomego przedsiębiorcę, który pracował z agencją PR
Skontaktuj się z organizacją branżową, zapytaj o pomoc

WYBÓR AGENCJI PR

Określ jaki masz cel. Może to być np. poinformowanie o nowych produktach, zmianach w firmie, ogłoszenie przełomowej decyzji, raportu czy pozycjonowanie zarządu
Zastanów się jaki masz budżet. Średni miesięczny budżet usług PR w Polsce to od 8 tys. zł do kilkunastu tysięcy miesięcznie
Sprawdź, czy masz już jakiekolwiek doświadczenie w profesjonalnej komunikacji? Czy masz kogoś w firmie, kto może być osobą kontaktową, do współpracy
Przygotuj najważniejsze terminy np. deadline usługi, data pojawiania się informacji
Zadzwoń do agencji i umów się na spotkanie
Prawdopodobnie zostaniesz poproszony o wypełnienie specyfikacji tzw. briefa. Dzięki temu, Ty i agencja lepiej będziecie wiedzieć co ma być zrobione, jak, z kim, kiedy, czego unikać etc.
Wybierz się na spotkanie stacjonarne. Weź kogoś ze sobą. Zrób notatki po spotkaniu
Zobacz, czy konsultanci słuchają i zadają istotne pytania
Zadaj kilka pytań związanych ze swoim zadaniem/biznesem, aby wyczuć, czy się orientują w tematyce
Zorientuj się, czy agencja lub konsultant odbiera telefony na czas oraz jaki jest zakres dyspozycyjności dla obu stron? (żeby było fair dla obu stron np. niedzielne telefony tylko w przypadku … A w tygodniu w godzinach np. 8:00-17:00)

PODPISANIE UMOWY

Poproś o umowę do przejrzenia. Nanieś uwagi, jak np. zakres prac nie jest zrozumiały.
Przejrzyj umowę pod kątem prawnym organizacyjnym i komunikacyjnym
Sprawdź warunki rozliczenia. Rozliczaj faktury najpóźniej do 14 dni po wykonaniu prac (agencja PR to nie bank kredytowy)
Zwróć uwagą na koszty: praca konsultantów, koszta zewnętrzne czy ryczałtowe.
Przejrzyj zasady wspólnej współpracy. W sferze public relations może to być Kodeks PR (do pobrania na końcu artykułu)

WSPÓŁPRACA (lista kontrolna)

Sprawdzaj, czy agencja wywiązuje się z harmonogramu prac
Daj znać, jak coś jest niezrozumiałe. Z drugiej strony, nie zawracaj głowy ciągłymi pytaniami. Jeżeli chcesz się edukować w zakresie PR – poproś o materiały lub szkolenie. PR-owiec podobnie jak mechanik, wie co ma zrobić i za każdym razem nie musi wytłumaczyć całego procesu. Zakreśla zadanie, etapy i je wykonuje. A klient płaci i odbiera wynik pracy
Proś o comiesięczne zestawienia prac i wyniki
Sprawdzaj KPI
Dostarczaj agencji informacje zwrotne: pozytywne czy negatywne
Dołączaj do wiadomości e-mail tylko osoby wprowadzone do współpracy. Zbyt rozległa lista DW zwiększa zazwyczaj zamieszanie. Zobacz punkt WYBÓR (Czy masz kogoś w firmie, kto może być osobą kontaktową – do współpracy)
Proś agencje, aby w początkowym okresie współpracy np. pierwsze pół roku, eksperci PR pojawiali się w firmie przynajmniej raz na miesiąc. To pozwoli zbudować relacje, a agencja lepiej pozna firmę i jej wymagania. Oczywiście spotkanie podczas lunchu też jest mile widziane
Daj znać agencji, w jakiej formie chcesz otrzymywać wyniki pracy. Czy bardziej pasuje Ci spotkanie, prezentacja power point, napisany raport czy wideo konferencja? Czy materiały mają być syntezą czy bardziej rozbudowaną treścią?
Zapowiedz wśród dyrektorów, decydentów, że rozpoczyna się współpraca z agencją PR i wyznaczone osoby będą niezbędne w przekazywaniu informacji o firmie (rozmowa, ankieta czy wspólny research)
Pamiętaj o zaangażowaniu wewnętrznych interesariuszy. Otwórz się na zespoły robocze. Przykładowo, budując serwis internetowy na pewno warto zaangażować poza agencją także: dział IT, dział marketingu, dział CSR/ESG, dział HR dział prawny, dział compliance, dział sprzedaży, zarząd…
Zapytaj agencje czy i w jakim zakresie pracuje z AI? Jak zabezpiecza prawa autorskie

ZAKOŃCZENIE WSPÓŁPRACY

Zadbaj o zakończenie umowy. Poinformuj właściwe osoby
Uporządkuj dokumenty i płatność
Zachowaj materiały przekazane przez agencje
Poproś o ewentualne opinie – jak lepiej mogłaby wyglądać współpraca ze strony agencji. I bądź otwarty też na drugą perspektywę – co lepiej może zrobić firma/właściciele/zarząd
Napisz rekomendację dla agencji
Utrzymuj kontakt z decydentami i konsultantami agencji. Dobry networking może na przyszłość pomagać
Jeżeli jesteś niezadowolony ze współpracy, określ:

– Co poszło nie tak
– Co poczułeś
– Co straciłeś
– Jak to sobie wyobrażałeś
– Kto nie zagrał fair i dlaczego

Omów te sprawy w cztery oczy i na koniec, spiszcie razem oświadczenie czy doświadczenie, które zostanie w dokumentacji firmy np. w dziale marketingu, biurze zarządu, dziale prawnym i compliance

Zobacz także:

Kiedy rozpocząć współpracę z agencją public relations?

Najlepiej w czasie tworzenia strategii firmowej.

Często do agencji przychodzi się wtedy, gdy szykuje się wielka zmiana w organizacji, dzieje się coś nadzwyczajnego i niechcianego (np. kryzys medialny lub działania nieuczciwej konkurencji) lub dostrzegamy, że nasza konkurencja ma dobry PR. Public relations pozwala na przygotowanie scenariuszy i narzędzi niezbędnych do rozwoju komunikacji i ochrony wizerunku organizacji. Planowanie i porządkowanie komunikacji w cyklu rocznym, kwartalnym czy miesięcznym wprowadza pewien ład w organizacji.

Jeżeli chcemy mieć poczucie panowania nad organizacją i jej komunikacją ze światem, postawmy na budowanie public relations równolegle z tworzeniem strategii. I pamiętajmy, że potrzebujemy tu i ludzi i pieniędzy. Strategia PR działa, gdy jest realizowana.