Jak przygotować do udziału w konferencji?

Prawie w każdej pracy jest okazja do udziału w konferencji. Z czym wiąże się taki udział i jak wyciągnąć najwięcej korzyści z udziału w konferencji, kongresie czy spotkaniach branżowych?

Oto 20 porad, które zwiększą twoją skuteczność i markę osobistą.

 

Intro

Może mnie nie znasz, więc napiszę kim jestem i dlaczego biorę udział w konferencjach. Od 2010 pracuję w public relations. Jestem więc adwokatem spraw i wizerunku wielu organizacji – biznesowych, społecznych oraz osób publicznych. Udział w konferencjach jest dla mnie ważny z wielu względów. Oto one:

  • aktualizuję wiedzę z wielu branż
  • spotykam liderów: paneliści i goście
  • spotykam dziennikarzy
  • wykorzystuję czas w kuluarach na rozmowy o wspólnych przedsięwzięciach lub potencjalnej współpracy
  • otrzymuję unikatowe materiały (zestawy, prezentacje, książki etc.) – które mają premierę tylko na konferencjach
  • poznaję nowe środowiska i miejscowości
  • prezentuję swoją ofertę jako ekspert PR

20 porad:

1 Networking zaczyna się już…

Na lotnisku, na dworcu, w pociągu, restauracji.

Na serio, po drodze możesz rozpoznać uczestników konferencji. Zacznij rozmowę. Pomyśl zanim wyjedziesz, co i jak chcesz opowiedzieć.

 2 Wybór wydarzenia

Każda branża ma swoje wydarzenia. Cześć z nich jest na pograniczu dyscyplin. Wybieraj konferencję dla siebie, korzystając z wiedzy kolegów – zapytaj na co warto pojechać. Poczytaj też relacje. Zobacz wideo. Sprawdź termin.

3 Koszt wydarzenia

Nie ma darmowych obiadów… Podobnie z konferencjami, te interesujące i z treścią mają swoją cenę. Nie ma się co martwić, poza tymi najdroższymi i ekskluzywnymi, większość wydarzeń w Polsce, także część w Europie ma przystępne ceny. Sporo też podstawowy pakiet ma za darmo, ale bez możliwości udziału w strefie VIP, dostępnego lunchu etc.

 4 Kto tam będzie – sprawdź listę prowadzących

Najważniejsi na konferencji są ludzie. Sprawdź kto jest w programie. O czym mówi. Jak długo twa panel czy warsztat. Czy jest okazja być na kilku, czy się wykluczają (równoległe panele).

5 Hotel i dojazd

Jak możesz – zarezerwuj hotel blisko wydarzenia. I dojedź na spokojnie. Miej czas na kawę, nawet 30 min przed rozpoczęciem. Stój spokojnie przy stoliku koktajlowym lub przechadzaj się po miejscu wydarzenia. Miej czas, aby poprawić ubiór czy spokojnie zapalić sobie papierosa.

6 Co zabrać ze sobą?

Mimo cyfryzacji, lubię mieć wydrukowany plan wydarzenia. Podkreślam ważne informacje. Przygotowuję się do ewentualnych spotkań: temat, sprawa, co nas łączy etc.

Buty, najlepiej dwie pary. Jedne sportowe – na spokojny dojazd oraz przerwy w wydarzeniu np. dwudniowa konferencja, drugie buty, również wygodne, ale już formalne np. mokasyny, styl biznesowy.

Co najmniej zawsze 2 koszule zapasowe. Możesz się poplamić kawą. Spocić. Coś pobrudzić etc.

Dwa wizytowniki. Wtedy mam pewność, że nie zapomnę wizytówek. Poza tym, mam komplet około 40 swoich wizytówek.

Kabel do telefonu, powerbank.

Notes, długopis, mała torba na podręczne przedmioty. Wtedy kieszenie nie są nadmiernie napełnione i fason marynarki lub garnituru prezentuje się dobrze.

7 Przed konferencją

Zjedz dobre śniadania, aby zaraz po wejściu na wydarzenie nie zajmować się szukaniem przekąsek, ale mieć oko na ludzi. Szukać okazji do networkingu.

8 Wybór miejsca

Jeżeli wiesz, że chcesz wyjść przed końcem wydarzenia, usiądź z tyłu.

9 Podczas prelekcji/panelu

Zawsze staram się notować, bo przyjeżdżam po wiedzę. Chcę mieć nowe inspiracje. Zwyczajnie po całym dniu konferencji zapominam o większości z nich. Dlatego można wrócić do notesu. Dodatkowo, możesz zrobić po powrocie z konferencji krótkie podsumowanie najważniejszych tez/odkryć i przekazać odpowiednim osobą w firmie. Wtedy korzyść ma cała organizacja.

 10 Przerwy na kawę

To clue wydarzenia. Arena do poznawania ludzi. Uprawiania networkingu. Świetnie, że witasz się ze znajomym, ale pamiętaj, że zawsze warto poznać kogoś nowego na takim wydarzeniu. Także pomagać innym nawiązywać kontakty. Bądź także aktywny i zapoznawaj inne osoby ze znajomymi.

Nie przesadzaj też z kawami. Ale zawsze lepiej być nawodnionym, więc nie unikaj za to wody.

Alkohol – raczej po wydarzeniu i w granicach rozsądku. Jeżeli jest kilkudniowe wydarzenie, należy być raczej umiarkowanym, bo słuchanie prelekcji na kacu, to mało komfortowe wydarzenie.

11 Relacje w social media

Masz okazję pokazać, że aktywnie uczestniczysz w ciekawym wydarzeniu. Zanim wrzucisz swoje selfie na Linkedin czy Instagram, pomyśl jaką wartość dodatkową będą mieli odbiorcy? Lepiej jest coś wspomnieć, podsumować lub podzielić się źródłem, niż tylko lansować.

 12 Przerwy na lunch/kolacje

Jak możesz, zjedz jako jeden z pierwszych lub nawet wcześniej. Dzięki temu masz okazję, by zaraz po posiłku rozmawiać z innymi. Ewentualnie służyć im w drobnych przysługach np. idę po wodę/sok – czy ktoś coś potrzebuje?

Ogólnie mówiąc – posiłki są świetną okazją do budowania relacji.

13 Umówione spotkania podczas wydarzenia

Proponuję po obiedzie lub po południu. Poranki są trudne, bo część ludzi przyjeżdża na ostatni moment. Cześć nie zostaje do końca. Pierwszy dzień (w przypadku kilku dni) jest kluczowy.

14 VIP na wydarzeniu

Bardzo często pojawiają się na otwarcie, ewentualnie zostają na swój panel lub inne wydarzenia. Okazją do spotkań jest między innymi przebywanie w strefie VIP – tam są jadalnie, kawiarnie, miejsca do spotkań. Czasem też można spotkać VIPa na lotnisku lub w pociągu. Warto zadbać o zgrabne przedstawienie się i wyczucie na ile moment jest dobry na rozmowę.

Łukasz Zając PR
Łukasz Zając podczas PSPR Day. Foto: Konrad Werkowicz

Jeżeli pomogłem ci, postaw mi kawę:

Postaw mi kawę na buycoffee.to

 

15 Wydarzenia towarzyszące konferencji

Może to być gala, rozdanie nagród, koncert etc.

Sprawdź jaki jest dress code. Jeżeli nie masz sił po całym dniu, przyjdź około godziny po rozpoczęciu wydarzenia, wtedy już jest czas na kuluary i jest okazja do rozmowy.

Weź wizytówki.

Podczas biesiadowania, przedstawiaj się głośno i wyraźnie. Bądź miły i grzeczny.

Lepiej jest wyjść z wydarzenia wcześniej, niż być ostatnim gościem. Choć wiem, że bywają spotkania ze starymi znajomymi i czasem zamykamy bar razem.

16 After party na mieście lub w hotelu

Nie odkryję Ameryki, ale te okazje są bardzo dobre na zdobycie zaufania i swobodną rozmowę. Coraz częściej firmy lub wybrane środowiska rezerwują miejsca w wybranych lokalach, klubach, barach etc. – gdzie są wejściówki. Warto popytać o taki bilet i dołączyć na nieoficjalną część.

17 Dzień po konferencji

Warto uporządkować notatki i wizytówki. Na spokojnie pomyśleć, co i do kogo napisać jako dalsza cześć znajomości. Wizytówka pozwala na kolejny krok, czyli e-mail i napisanie czegoś sensownego lub podesłanie linku do inicjatywy, oferty, pomysłu. Ale bez nachalności – chyba, że ktoś bardzo oczekuje na to.

18 Recenzja wydarzenia

Jeżeli jesteś zadowolony/a z wydarzenia, napisz kilka zdań w social mediach lub na swojej stronie. Może to być relacja, wzmianka. Oznacz organizatora. Ewentualnie zwróć elegancko uwagę, nad czym można jeszcze popracować np. za mały parking, zimne jedzenie czy sala bez klimatyzacji etc.

 19 Zostań partnerem wydarzenia

Może twoja firma ma interes w pokazaniu swojej marki podczas konferencji. Może być sponsorem lub partnerem merytorycznym – delegując swoje talenty do udziału w panelach czy wykładach. Spotkaj się na spokojnie z organizatorem, opowiedz na czym ci zależy. Zbadaj korzyści do wkładu i zadecyduj, czy warto. I na jakich zasadach. Poproś o pomoc ludzi z PRu lub marketingu. Oni wiedzą jak poprowadzić takie zadanie.

20 Przyjedź na konferencję ze swoją ekipą

Razem raźniej, wiadomo. Gdy wcześniej zaprosisz kolegów z pracy lub znajomych, możesz czuć mniejszy dyskomfort, że nikogo nie znasz na wydarzeniu. Ale pamiętaj, by nie być zawsze w jednej grupie, lepiej się dzielić i poznawać z nowymi osobami.

Łukasz Zając public affairs
Autor podczas wydarzenia branży mięsnej.

Lista ciekawych konferencji:

Biznesowe

Europejski Kongres Gospodarczy (Katowice)

Impact (Poznań)

InfoShare (Gdańsk)

Branżowe

Kongres Public Relations (Rzeszów)

I love marketing (Warszawa)

Konferencja Farmera – rolnictwo (Warszawa)

Forum Rynku Spożywczego i Handlu (Warszawa)

Defence Day (Warszawa)

Polityka & Społeczeństwo

Europejski Kongres Samorządowy (Mikołajki)

Forum Karpacz

Tweetup (np. KPRM czy w ministerstwach)

Polska Wielki Projekt (Warszawa)

Ryzyka i Trendy Polityka Insight (Warszawa)

Design

Polish Graphic Design (Warszawa)

Polishopa (Bydgoszcz)

 

Jeżeli pomogłem ci, postaw mi kawę:

Postaw mi kawę na buycoffee.to

Czytaj także:

 

Paweł Tkaczyk – jak przygotować się do wizyty na targach branżowych

Zobacz porady wegenerowane przez chat open.ai

Sprawdź również Artykuły powiązane
6 minut

Jak zbudować biuro public relations w firmie?

Biuro public relations w średniej wielkości firmie   Zbudowanie biura public relations (PR) w średniej wielkości firmie, która zatrudnia 200 pracowników i sprzedaje usługi B2B dla biznesu i przemysłu, wymaga strategicznego podejścia i odpowiedniego planowania. W tym artykule przedstawiamy kroki, które menadżerowie mogą podjąć, aby efektywnie stworzyć i zarządzać działem PR w swojej firmie.

Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments
facebook-icon