Biuro public relations w średniej wielkości firmie
Zbudowanie biura public relations (PR) w średniej wielkości firmie, która zatrudnia 200 pracowników i sprzedaje usługi B2B dla biznesu i przemysłu, wymaga strategicznego podejścia i odpowiedniego planowania. W tym artykule przedstawiamy kroki, które menadżerowie mogą podjąć, aby efektywnie stworzyć i zarządzać działem PR w swojej firmie.
„PR to skoordynowane działania zmierzające do zapewnienia organizacji zaufania i wsparcia ze strony różnych grup w jej otoczeniu. PR ma zapewnić zamknięcie (a przynajmniej) zmniejszenie luki między tym, jak organizacja jest postrzegana przez swoje otoczenie, a tym jak chciałaby być postrzegana.”
(Andrzej Koźmiński, Dariusz Jemielniak, Dominika Latusek-Jurczak, Zasady zarządzania, 2014)
Istotą pracy public relations, czyli sztuki utrzymywania korzystnych relacji pomiędzy organizacją a otoczeniem – jest profesjonalne komunikowanie. To budowanie zainteresowania i zaufania do organizacji. To opowiadanie historii, które mają zapadać w pamięć odbiorców i wpływać na ich oceny oraz podejmowane decyzje. Systematyczne wdrażanie public relations w życie powoduje, że komunikowanie staje się działaniem. Daje impuls do wprowadzania istotnych zmian i tworzenia wartości dodanej w organizacji, np. efektywnej komunikacji, wzrostu zaufania, transparentności, szybkiego reagowania na zmiany rynkowe.
Zrozumienie roli PR w firmie
Public relations to nie tylko komunikacja z mediami, ale także budowanie i utrzymywanie pozytywnego wizerunku firmy w oczach różnych interesariuszy, takich jak klienci, pracownicy, partnerzy biznesowi oraz społeczność lokalna. Dział PR powinien działać blisko zarządu i dyrektora operacyjnego, mając równy status jak inne kluczowe działy w firmie. To pozwoli na bycie blisko biznesu, co pozwoli lepiej dostarczać wiedzę, reagować na pojawiające się problemy oraz ułatwi korzystać z nadarzających się okazji do lepszego pozycjonowania liderów czy usług na rynku.
Określenie celów i zadań biura public relations
Pierwszym krokiem w budowaniu biura PR jest określenie jasnych celów i zadań. W przypadku naszej firmy, cele te obejmują:
– Zwiększenie widoczności firmy na poziomie lokalnym i krajowym.
– Pozyskiwanie nowych klientów B2B.
– Wspieranie zarządu i dyrektorów w budowaniu pozycji liderów.
– Dostarczenie raportów, kontaktów i rozwiązań umacniających pozycję firmy.
– Umocnienie kadry poprzez budowanie silnej kultury organizacyjnej.
– Monitorowanie rynku i proaktywne działania w celu pokazywania przewag firmy i reagowania na incydenty medialne.
Budżet i zasoby (przykład: maj 2024)
Zanim przystąpimy do realizacji celów PR, musimy ustalić budżet i zasoby. Firma planuje przeznaczyć 140 tys. zł rocznie na wynagrodzenie eksperta ds. PR oraz 350 tys. zł na działania PR i promocyjne. Taki budżet pozwala na zatrudnienie kilku osób w dziale PR oraz na realizację różnorodnych kampanii promocyjnych.
Rola eksperta PR
Ekspert PR odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu działem public relations. Jest odpowiedzialny za tworzenie i realizację strategii komunikacyjnej firmy, nadzór nad zespołem PR oraz budowanie relacji z mediami i innymi interesariuszami. Powinien posiadać wiedzę i doświadczenie z zakresu PR. Może to być: doświadczenie managerskie, znajomość kilku branż, studia podyplomowe i kursy specjalistyczne np. redagowanie tekstów, obsługa social media, rozumienie mechanizmów mediów i pracy dziennikarzy. Mocnym atutem jest znajomość decydentów w świecie mediów, biznesu, liderów i osób życia publicznego.
Typowe zadania eksperta PR
Do typowych zadań eksperta PR należą:
– Tworzenie strategii PR: Opracowywanie długoterminowych planów komunikacyjnych.
– Zarządzanie zespołem: Koordynacja pracy specjalistów od PR i marketingu i zapewnienie spójności działań.
– Kreowanie wizerunku firmy: Budowanie i utrzymywanie pozytywnego wizerunku firmy w mediach.
– Monitorowanie mediów: Analiza publikacji medialnych dotyczących firmy i jej konkurencji.
– Kryzysowe zarządzanie komunikacją: Szybkie reagowanie na sytuacje kryzysowe i minimalizowanie ich negatywnych skutków.
Przykłady zadań eksperta PR
Ekspert PR może realizować takie zadania jak:
– Publikacje prasowe: Pisanie i dystrybucja informacji prasowych do mediów.
– Spotkania i dialog z interesariuszami.
– Regularna komunikacja z pracownikami i otoczeniem zewnętrznym.
– Aktualizowanie treści online: www, social media, newletter, podcasty, wideo-relacje
– Organizacja konferencji prasowych: Przygotowanie i prowadzenie spotkań z dziennikarzami.
– Kampanie medialne: Planowanie i wdrażanie kampanii promocyjnych w mediach.
– Relacje z influencerami: Nawiązywanie współpracy z liderami opinii, którzy mogą promować firmę.
Analiza konkurencji
Ważnym krokiem jest analiza konkurencji i ich działań PR. Inne podobne firmy mają dwu-trzy osobowe działy marketingu, sporadycznie kontaktują się z mediami, kupują reklamy i czasami sponsorują akcje dobroczynne.
Wiedza na temat działań konkurencji pozwoli nam na opracowanie unikalnych i skutecznych strategii PR. Można zbudować przewagi w zakresie PR, nie tylko marketingu!
Rozumienie odbiorców
Skuteczna strategia PR musi być skierowana do odpowiednich odbiorców. W naszym przypadku są to:
– Lokalne media: współpraca z lokalnymi stacjami radiowymi, telewizyjnymi i gazetami.
– Media krajowe: nawiązanie kontaktów z dziennikarzami i redakcjami na poziomie krajowym.
– Udział w wydarzeniach: aktywna obecność na konferencjach i targach branżowych.
– Współpraca ze szkołami: organizowanie wspólnych projektów i programów stażowych.
– Samorząd: budowanie relacji z lokalnymi władzami i uczestnictwo w inicjatywach społecznych.
Należy zbudować persony naszych odbiorców i utworzyć listy kontaktowe.
Planowanie działań PR
Po zidentyfikowaniu celów, budżetu, zasobów oraz targetowania odbiorców, należy przystąpić do planowania konkretnych działań PR. Do najważniejszych z nich należą:
– Tworzenie i dystrybucja informacji prasowych.
– Organizacja wydarzeń i konferencji prasowych.
– Zarządzanie obecnością firmy w mediach społecznościowych.
– Współpraca z influencerami i liderami opinii.
– Monitoring i analiza wyników działań PR.
Implementacja i zarządzanie działem PR
Na tym etapie przystępujemy do wdrażania zaplanowanych działań. Kluczowe jest, aby dział PR ściśle współpracował z innymi działami firmy, zwłaszcza marketingiem, sprzedażą i HR. Regularne raportowanie wyników i ich analiza pozwolą na bieżąco dostosowywać strategie do zmieniających się warunków rynkowych i potrzeb firmy.
Podsumowanie
Budowa skutecznego biura PR w średniej wielkości firmie to proces wymagający starannego planowania i zaangażowania. Dzięki określeniu jasnych celów, odpowiedniemu budżetowi, analizie konkurencji oraz targetowaniu właściwych odbiorców, możemy stworzyć dział PR, który przyczyni się do wzrostu widoczności firmy, pozyskiwania nowych klientów oraz umocnienia kadry. Pamiętajmy, że sukces działań PR zależy od ciągłej współpracy i komunikacji wewnątrz firmy oraz elastyczności w dostosowywaniu strategii do zmieniających się realiów.
Zobacz także:
