O czym warto pamiętać? Jak podzielić ten proces na fazy? Jaką rolę mają media, interesariusze i pracownicy? 

Sprawdź 3 wersje tekstu:

A) Szybki przegląd, B) Rozbudowana wersja i C) Skrótowa wersja

A). Oto 25 punktów opisujących fazy wdrażania polityki public relations (PR) w średniej firmie. Pamiętaj, że każda firma jest inna, więc te kroki mogą wymagać dostosowania do twojej konkretnej sytuacji:

1. Wstęp do public relations: Zrozumienie, czym jest public relations i jak może przyczynić się do sukcesu firmy.
2. Analiza sytuacji: Zbadaj aktualną sytuację firmy, jej mocne i słabe strony, a także możliwości i zagrożenia.
3. Określenie celów PR: Zdefiniuj, co chcesz osiągnąć dzięki PR.
4. Identyfikacja grup docelowych: Określ, do kogo skierowane są twoje działania: klienci, otoczenie, interesariusze.
5. Rozwój strategii i taktyk: Opracuj plan, który pomoże ci osiągnąć swoje cele PR.
6. Budowanie zespołu PR: Zatrudnij odpowiednie osoby lub agencje, które pomogą ci w realizacji planu PR.
7. Budowanie relacji z mediami: Nawiąż kontakty z kluczowymi mediami, które mogą pomóc ci dotrzeć do grup docelowych (zob. punkt 4).
8. Tworzenie komunikatów PR: Opracuj przekazy, które chcesz przekazać do swoich grup docelowych (kiedyś używano określenia „target group”).
9. Dostarczanie komunikatów: Wykorzystaj różne kanały, aby dostarczyć swoje komunikaty do odbiorców.
10. Relacje z mediami – media relations. Buduj i rozwijaj kontakty z dziennikarzami, influencerami i liderami opinii
11. Monitorowanie mediów: Śledź, jak twoje komunikaty są odbierane i jak są przedstawiane w mediach. Mierz sentyment, zasięgi i wpływ.
12. Ocena efektywności PR: Sprawdź, czy twoje działania PR przynoszą oczekiwane rezultaty. Ustal KPI: kluczowe wskaźniki sukcesu.
13. Dostosowywanie strategii PR: Na podstawie swojej oceny, dostosuj swoją strategię PR, aby lepiej osiągnąć swoje cele. Jeżeli coś nie działa, popraw to i rozpocznij nowy kurs.
14. Zarządzanie kryzysowe: Bądź przygotowany na potencjalne kryzysy i wiedz, jak na nie reagować. Przygotuj i przećwicz dobre praktyki (procedury).
15. Komunikacja wewnętrzna: Pamiętaj, że PR to nie tylko komunikacja zewnętrzna. Twoi pracownicy są ważną grupą docelową. Nawet najważniejszą!
16. Relacje z pracownikami: PR może pomóc w budowaniu i utrzymaniu dobrych relacji z pracownikami. Niech pracownicy staną się ambasadorami firmy.
17. Relacje z inwestorami: Jeśli Twoja firma jest notowana na giełdzie, PR może pomóc w budowaniu i utrzymaniu dobrych relacji z inwestorami.
18. Relacje z klientami: PR może pomóc w budowaniu i utrzymaniu dobrych relacji z klientami.
19. Relacje z partnerami biznesowymi: PR może pomóc w budowaniu i utrzymaniu dobrych relacji z partnerami biznesowymi.
20. Relacje z społecznością lokalną: PR może pomóc w budowaniu i utrzymaniu dobrych relacji z lokalną społecznością.
21. Relacje z rządem: PR może pomóc w budowaniu i utrzymaniu dobrych relacji z rządem. To obszar tzw. public affairs.
22. Relacje z organizacjami non-profit: PR może pomóc w budowaniu i utrzymaniu dobrych relacji z organizacjami non-profit.
23. Relacje z dostawcami: PR może pomóc w budowaniu i utrzymaniu dobrych relacji z dostawcami.
24. Relacje z konkurencją: PR może pomóc w budowaniu i utrzymaniu dobrych relacji z konkurencją.
25. Podsumowanie i plan na przyszłość: Na koniec, podsumuj swoje działania PR i opracuj plan na przyszłość. Wyciągnij wnioski z sukcesów i porażek.

Pamiętaj, że PR to proces, a nie jednorazowe wydarzenie.

B) Rozbudowana wersja

Wstęp do public relations: Public relations, czyli PR, to strategiczna forma komunikacji, która buduje wzajemnie korzystne relacje między organizacjami a ich publicznością. Jako menadżer, powinieneś zrozumieć, że PR to nie tylko wysyłanie komunikatów prasowych czy organizowanie wydarzeń. To strategiczne narzędzie, które może pomóc twojej firmie osiągnąć jej cele biznesowe, budując pozytywne relacje z kluczowymi grupami interesu.

1. Analiza sytuacji: Przed rozpoczęciem jakiejkolwiek kampanii PR, ważne jest, aby dokładnie zrozumieć, gdzie obecnie znajduje się twoja firma.
Jakie są jej mocne i słabe strony? Jakie możliwości i zagrożenia niesie ze sobą otoczenie? Analiza SWOT może być tutaj bardzo pomocna.
Powinieneś również zrozumieć, jak twoja firma jest postrzegana przez kluczowe grupy interesu. Czy jest zgodność między tym, jak chcesz, aby twoja firma była postrzegana, a tym, jak jest postrzegana w rzeczywistości?

2. Określenie celów PR: Cele PR powinny wynikać z ogólnych celów biznesowych twojej firmy. Czy chcesz zwiększyć świadomość marki? Czy chcesz poprawić relacje z klientami? Czy chcesz przyciągnąć nowych inwestorów? Twoje cele PR powinny być SMART – specyficzne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i czasowo określone.

3. Identyfikacja grup docelowych: Kluczowym elementem skutecznej strategii PR jest zrozumienie, do kogo są skierowane twoje działania. Czy są to klienci? Pracownicy? Inwestorzy? Media? Każda z tych grup może wymagać innego podejścia i innych komunikatów.

4. Rozwój strategii i taktyk: Teraz, gdy masz jasno określone cele i wiesz, do kogo są skierowane twoje działania, możesz zacząć opracowywać swoją strategię PR. Strategia to ogólny plan działania, który pomoże Ci osiągnąć swoje cele.
Taktyki to konkretne działania, które będziesz podejmować w ramach swojej strategii. Na przykład, jeśli twoim celem jest zwiększenie świadomości marki, twoja strategia może polegać na wykorzystaniu mediów społecznościowych, a taktyki mogą obejmować regularne publikowanie wartościowych treści i angażowanie się w rozmowy z użytkownikami.

5. Budowanie zespołu PR: Skuteczne PR wymaga zespołu osób z różnymi umiejętnościami. Może to obejmować specjalistów od komunikacji, copywriterów, specjalistów od mediów społecznościowych, projektantów graficznych i wiele innych. Możesz zdecydować się na zbudowanie zespołu wewnętrznego, zatrudnienie zewnętrznej agencji PR, lub połączenie obu tych podejść.

6.Budowanie relacji z mediami: Media są kluczowym kanałem komunikacji w PR. Budowanie silnych relacji z dziennikarzami, blogerami i innymi twórcami treści może pomóc twojej firmie dotrzeć do szerszej publiczności. To może obejmować regularne wysyłanie informacji prasowych, organizowanie spotkań z mediami, a nawet zapraszanie mediów do odwiedzenia twojej firmy.

7. Tworzenie komunikatów PR: Komunikaty PR to kluczowe przekazy, które chcesz przekazać swojej publiczności. Powinny one być jasne, zwięzłe i przekonywujące. Zawsze oparte na prawdzie. Pamiętaj, że różne grupy docelowe mogą wymagać różnych komunikatów. Na przykład, komunikat dla inwestorów może skupiać się na wynikach finansowych, podczas gdy komunikat dla klientów może skupiać się na korzyściach z korzystania z twoich produktów lub usług.

8. Dostarczanie komunikatów: Po opracowaniu swoich komunikatów PR, musisz je dostarczyć do swojej publiczności (odbiorców). Możesz to zrobić za pomocą różnych kanałów, takich jak media, media społecznościowe, e-mail, wydarzenia i wiele innych. Wybór kanałów zależy od tego, gdzie Twoja publiczność spędza najwięcej czasu i jakie kanały są najbardziej skuteczne w dotarciu do niej.

9. Relacje z mediami – media relations: To polega na budowaniu i utrzymaniu pozytywnych relacji z mediami. Może to obejmować regularne wysyłanie informacji prasowych, udzielanie wywiadów, organizowanie konferencji prasowych czy zapraszanie mediów do odwiedzenia twojej firmy. Pamiętaj, że media to nie tylko prasa, radio i telewizja, ale także media społecznościowe, blogi, podcasty i inne formy komunikacji online.

10. Monitorowanie mediów: Monitorowanie mediów pozwala na śledzenie, jak twoje komunikaty są odbierane i jak są przedstawiane w mediach. Możesz to zrobić samodzielnie, korzystając z narzędzi do monitoringu mediów, lub zlecić to zadanie specjalistycznej firmie. Monitorowanie mediów pozwoli ci na bieżąco reagować na pojawiające się sytuacje, a także ocenić skuteczność działań.

11. Ocena efektywności PR: Ocena efektywności PR to kluczowy element każdej kampanii. Pozwala na sprawdzenie, czy twoje działania PR przynoszą oczekiwane rezultaty. Możesz to zrobić na wiele sposobów, na przykład poprzez analizę statystyk mediów społecznościowych, badania satysfakcji klientów, analizę sprzedaży przed i po kampanii PR, itp. Ustal KPI.

12. Dostosowywanie strategii PR: Na podstawie swojej oceny, dostosuj swoją strategię PR, aby lepiej osiągnąć swoje cele. Może to oznaczać zmianę taktyk, kanałów komunikacji, a nawet grup docelowych. Pamiętaj, że PR to proces, który wymaga ciągłego dostosowywania i optymalizacji.

13. Zarządzanie kryzysowe: Kryzysy i incydenty są nieuniknione w biznesie. Bądź przygotowany na potencjalne kryzysy i wiedz, jak na nie reagować. Dobry plan zarządzania kryzysowego powinien obejmować procedury postępowania w różnych scenariuszach kryzysowych, a także plany komunikacji z mediami, klientami, pracownikami i innymi grupami interesu.

14. Komunikacja wewnętrzna: Pamiętaj, że PR to nie tylko komunikacja zewnętrzna. Twoi pracownicy są ważną grupą docelową. Dobra komunikacja wewnętrzna może poprawić morale, zwiększyć zaangażowanie pracowników i pomóc w utrzymaniu pozytywnego wizerunku firmy.

15. Relacje z pracownikami: PR może pomóc w budowaniu i utrzymaniu dobrych relacji z pracownikami. Dobra komunikacja z pracownikami może poprawić morale, zwiększyć zaangażowanie i lojalność, a także pomóc w utrzymaniu pozytywnego wizerunku firmy.

16. Budowanie marki: PR jest kluczowym narzędziem w budowaniu marki. Może pomóc w promowaniu twojej firmy, produktów lub usług, a także w budowaniu pozytywnego wizerunku firmy. Dobre PR może pomóc wyróżnić Twoją firmę na tle konkurencji i zbudować lojalność wśród klientów.

17. Relacje z inwestorami: Jeśli twoja firma jest notowana na giełdzie, PR może pomóc w budowaniu i utrzymaniu dobrych relacji z inwestorami. Może to obejmować regularne komunikowanie wyników finansowych, udzielanie informacji o strategii firmy, a także reagowanie na pytania i obawy inwestorów.

18. Relacje z klientami: PR może pomóc w budowaniu i utrzymaniu dobrych relacji z klientami. Może to obejmować regularne komunikowanie się z klientami, słuchanie ich potrzeb i obaw, a także reagowanie na ich pytania i skargi. Dobre relacje z klientami mogą prowadzić do większej lojalności klientów i pozytywnych opinii, które mogą przyciągnąć nowych klientów.

19. Relacje z partnerami biznesowymi: PR może pomóc w budowaniu i utrzymaniu dobrych relacji z partnerami biznesowymi, takimi jak dostawcy, dystrybutorzy czy wspólnicy. Może to obejmować regularne komunikowanie się z partnerami, słuchanie ich potrzeb i obaw, a także współpraca w celu osiągnięcia wspólnych celów.

20. Relacje z społecznością lokalną: PR może pomóc w budowaniu i utrzymaniu dobrych relacji z lokalną społecznością. Może to obejmować udział w lokalnych wydarzeniach, wspieranie lokalnych organizacji charytatywnych, a nawet organizowanie własnych wydarzeń społecznych.

21. Relacje z rządem: PR może pomóc w budowaniu i utrzymaniu dobrych relacji z rządem. Może to obejmować regularne komunikowanie się z odpowiednimi agencjami rządowymi, udzielanie informacji na temat twojej firmy i jej działalności, a także reagowanie na ewentualne pytania lub obawy ze strony rządu. To domena public affairs, czyli rzecznictwa interesów na styku: biznesu, społeczeństwa i rządu.

22. Relacje z organizacjami non-profit: PR może pomóc w budowaniu i utrzymaniu dobrych relacji z organizacjami non-profit. Może to obejmować współpracę z organizacjami charytatywnymi, sponsorowanie wydarzeń charytatywnych, a nawet współpraca w realizacji wspólnych projektów.

23. Relacje z dostawcami: PR może pomóc w budowaniu i utrzymaniu dobrych relacji z dostawcami. Może to obejmować regularne komunikowanie się z dostawcami, słuchanie ich potrzeb i obaw, a także współpraca w celu osiągnięcia wspólnych celów.

24. Podsumowanie i plan na przyszłość: Na koniec, podsumuj swoje działania PR i opracuj plan na przyszłość.

25. Pamiętaj, że PR to proces, a nie jednorazowe wydarzenie. Wymaga ciągłego monitorowania, oceny i dostosowywania. Powodzenia!

C) W skrócie: 25 faz wdrażania polityki public relations (PR) w średniej firmie:

1. Wstęp do PR: Zrozumienie roli PR w biznesie.
2. Analiza sytuacji: Ocena aktualnej sytuacji firmy.
3. Cele PR: Określenie, co chcesz osiągnąć dzięki PR.
4. Grupy docelowe: Zidentyfikowanie odbiorców Twoich działań PR.
5. Strategia i taktyki: Opracowanie planu działania.
6. Zespół PR: Zbudowanie zespołu, który pomoże Ci w realizacji planu.
7. Relacje z mediami: Nawiązanie kontaktów z mediami.
8. Komunikaty PR: Opracowanie przekazów dla Twojej grupy docelowej.
9. Dostarczanie komunikatów: Wykorzystanie różnych kanałów do przekazania komunikatów.
10. Relacje z mediami: Budowanie i utrzymanie pozytywnych relacji z mediami.
11. Monitorowanie mediów: Śledzenie, jak Twoje komunikaty są odbierane.
12. Ocena efektywności PR: Sprawdzenie, czy Twoje działania PR przynoszą oczekiwane rezultaty.
13. Dostosowywanie strategii PR: Dostosowanie strategii PR na podstawie oceny.
14. Zarządzanie kryzysowe: Przygotowanie na potencjalne kryzysy.
15. Komunikacja wewnętrzna: Pamiętanie o komunikacji z pracownikami.
16. Relacje z pracownikami: Budowanie i utrzymanie dobrych relacji z pracownikami.
17. Budowanie marki: Wykorzystanie PR do budowania wizerunku firmy.
18. Relacje z inwestorami: Budowanie i utrzymanie dobrych relacji z inwestorami.
19. Relacje z klientami: Budowanie i utrzymanie dobrych relacji z klientami.
20. Relacje z partnerami biznesowymi: Budowanie i utrzymanie dobrych relacji z partnerami biznesowymi.
21. Relacje z społecznością lokalną: Budowanie i utrzymanie dobrych relacji z lokalną społecznością.
22. Relacje z rządem: Budowanie i utrzymanie dobrych relacji z rządem.
23. Relacje z organizacjami non-profit: Budowanie i utrzymanie dobrych relacji z organizacjami non-profit.
24. Relacje z dostawcami: Budowanie i utrzymanie dobrych relacji z dostawcami.
25. Podsumowanie i plan na przyszłość: Podsumowanie działań PR i planowanie na przyszłość.

Pamiętaj, że PR to proces, a nie jednorazowe wydarzenie. Wymaga ciągłego monitorowania, oceny i dostosowywania. Powodzenia!

Ilustracje wygenerowane z użyciem AI: Dalle. Tekst inspirowany i zredagowany przy pomocy AI.

Autor: Łukasz Zając – ekspert PR, socjolog. Specjalizuje się w kilku obszarach: energetyce, cyberbezpieczeństwie i public affairs. Komunikuje transformację energetyczną i nowe zjawiska na styku technologii, bezpieczeństwa i biznesu. W 2018 r. wydał książkę „Po co jest PR?”. Członek Polskiego Stowarzyszenia Public Relations oraz TREND HOUSE.