Kilka razy w roku mam telefon z takim pytaniem. Odpowiedź brzmi: „To zależy od…”. Ale pewnie szukasz tej informacji w Google, dlatego pomogę Tobie.

10 porad jak wybrać lokal na event

• Dojazd: czy jest parking? Czy blisko jest komunikacja miejska? Czy dojedzie tu Uber/Taxi?

• Charakter: co innego na konferencje czy śniadanie prasowe, a co innego na pokaz mody, a co innego na pokaz sztuczek barmańskich. Ale ważne jest jedno: komfort gości.

• Niepełnosprawni: czy miejsce jest gotowe na wizytę osoby np. na wózku? Czy są miejsca parkingowe?

• Opinie: sprawdź opinie miejsca dostępne w mapach Google, TripAdvisor itp. Zbyt niska ocena może także odstraszyć potencjalnych gości.

• Obsługa: zrób wizytę sprawdzającą przed samym wydarzeniem. Sprawdź czy obsługa nie jest zblazowana, czy jest czysto i schludnie (obowiązkowo: toalety; stoły; szatnia) i czy można porozmawiać o rezerwacji z managerem/właścicielem. Pokaż plan wydarzenia: gdzie i co ma się znajdować (układ) oraz sprawdź multimedia (rzutnik, mikrofon, kamery, nagłośnienie, oświetlenie).

• Menu: zjedz i oceń. Dodatkowo: podczas wydarzenie – nie można nigdy czekać na tak podstawowe sprawy jak serwis – kawa/herbata/woda.

• Umowa: warto pamiętać, aby tam wszystko zapisać, najlepiej nic nie ustalać„na gębę”. Minimum ustaleń to:

– menu (wybór np. bez glutenu; wege itd.)

– godziny rezerwacji + zapis programu wydarzenia

– wyłączność wydarzenia (bez kolizji z innymi) lub rezerwacja na część (tu prawie zawsze są nieporozumienia)

– płatność (najlepiej zaliczka i resztę kilka dni po wydarzeniu: nie zajmować się fakturą i zapłatą w dniu wydarzenia!)

– kary umowne np. za opóźnienia, zmiany, niedotrzymanie słowa

– czy napiwki są wliczone?

• Nastrój: czy będzie muzyka? Jaka? Czy ma być cisza? Jakie światło? Gdzie można palić tytoń? Czy jest opiekun gości? Czy jest prowadzący?

• Komfort: kto jest szefem obsługi? Czy działają multimedia? Czy można nagrywać film, audio? Sprawdź wcześniej wystrój: czy nie ma kompromitujących reklama, obrazów, czasopism?

• Bezpieczeństwo: jak zapraszasz sporo ludzi, sprawdź drzwi awaryjne: muszą być odblokowane lub wiesz, kto ma klucze. Zapytaj o zabezpieczenia PPOŻ. Jeżeli jest potrzeba ochrona, poproś profesjonalistów (agencje ochrony) – nie kuzyna, czy szwagra. Sprawdź także warunki sanitarne i standardy antycovidowe.

Bonus: jeżeli przygotowujesz wasze wydarzenie firmowe, społeczne lub polityczne – zadzwoń do mnie. Doradzę, jak to wykonać. Pracowałem przy bardzo ważnych eventach – w biznesie i polityce, i wiem jak to przygotować.

Tel. 603 120 000. Godzina konsultingu 450 zł + VAT.

Co sądzą eksperci od wydarzeń?

Paweł Idzi, Sinclair Image

Warto sprawdzić zaplecze techniczne z pomocą specjalisty jeśli chcemy mieć możliwość nagłośnienia lub nagrania dźwięku (mikrofony) czy obrazu naszego wydarzenia (odpowiednie światło nie tylko dla kamer, ale też dla widzów) lub też dobrego dostępu do Internetu, prądu. Nie zawsze wszystko co oferowane na miejscu jest w odpowiedniej jakości a to wpływa bezpośrednio na finalny efekt. W niepewnych sytuacjach może to oznaczać dodatkowe koszty zapewnienia właściwej infrastruktury.

Patryk Sławiński, MEDIA VISAGE sp z o.o. 

Myślę, że organizatorzy nie zawsze zdają sobie sprawę z małych niuansów rozwiązań technicznych w danych lokalizacjach, które mocno wpływają na zwiększenie czasu montażów, a co za tym idzie ostatecznie na cenę. Mowa tutaj o kwestiach technicznych.

Winda. Spotkaliśmy miejsca, gdzie zabytkowe sale zlokalizowane są na piętrach, a windy brak. W innej lokalizacjach np. zastosowano windę osobową do której jednorazowo mieści się osoba plus z piętrowane dwa casy (specjalistyczne walizki) ze sprzętem. Firma sceno–techniczna musi wydłużyć mocno czas pracy.

Pamiętaj: niektóre ważne osoby (VIP), ze względu bezpieczeństwa, nie korzystają z windy.

Podobał ci się tekst? Jeżeli tak, postaw mi kawę. Wdzięczność powraca! Wsparcie dla autora: 5 zł, 10 zł, 15 zł lub więcej.

Kolejnym wyzwaniem jest brak zabezpieczenia z odpowiednim zasilaniem – gniazd siłowych (ogranicza to możliwości wykorzystania nowoczesnych rozwiązań lub skutkuje koniecznością wynajmu agregatu), albo też zastosowanie jednego gniazda 125A – (dodatkowe piony, rozdzielnię).

Inną kwestią spotykaną najczęściej w lokalizacjach hotelowych jest podpisana umowa na wyłączność z daną firmą x. Dla organizatora łatwiej jest skorzystać z takiej firmy, natomiast są to bardzo często rozwiązania 30-40% droższe, a chcąc pracować ze swoją sprawdzoną firmą organizator musi opłacić tzw. odstępne. Warto jednak podjąć ten trud, gdyż globalnie może zostać sporo grosza w kieszeni (szczególnie w czasie panującej inflacji może to mieć znaczenie).

Dodałbym jeszcze kwestie czasu na montaże i demontaże – taki czas też należy zawsze zarezerwować i pamiętać, że czas nocny montażu też mocno podnosi cenę.

Wydarzenia kulturalne (sale koncertowe, teatralne) gdzie pojawiają się wyzwania
z wyłącznością na dany obiekt i inna firma w ogóle nią może tam działać. Mamy mniejszy wybór i brak konkurencji cenowej.

Pozostaje jeszcze kwestia opłaty parkingowej – to często jest mocno denerwujące dla gości, gdzie organizator ma małą pulę parkingów i uczestnicy muszą jeszcze słono płacić za parking w hotelu.

Autor artykułu: