Komunikacja to DNA każdego projektu.

W połowie stycznia w Warszawie rozmawiano o roli komunikacji w zarządzaniu projektami. Twórca wydarzenia, Łukasz Zając, socjolog i ekspert PR, zaprosił do rozmowy praktyków biznesu i komunikacji.

– Zależy mi na wydarzeniach, w których jest interdyscyplinarne spojrzenie na komunikację, goście potrafią kulturalnie rozmawiać i jest spora porcja wiedzy i doświadczenia. Sam biorę udział w wielu konferencjach i szkoleniach, ale widzę też przestrzeń dla nowych formatów i tematów. Brakuje mi takich eksperckich spotkań, bez nachalnej reklamy usług, więc sam je organizuje. Co ważne, u nas mamy porządną frekwencję. Zapraszam firmy i ekspertów do współpracy – mówi ekspert.

Chcesz odsłuchać panel ekspercki? Posłuchaj:

Najważniejsze wnioski:

•  Natalia Siniłło – trener kompetencji miękkich, właścicielka Cup of me

 Z trenerskiego punktu widzenia przede wszystkim należy zdać sobie sprawę, że komunikacja postrzegana jest jako proces i wymiana. Sam przekaz, to za mało abyśmy mówili o procesie komunikacji, liczy się jeszcze odbiór i zrozumienie, abyśmy mogli wykorzystywać komunikację jako podstawowy element budowania relacji.

Nie należy także zapominać, że przeważającą część odbioru determinuje komunikacja niewerbalna, która jest przedmiotem badań oddzielnej dyscypliny badawczej jaką jest synergologia. Wyróżnia się 9 aspektów komunikacji niewerbalnej, jak np. kinezyka (na którą składa się nasza gestykulacja, mimika, postawa ciała), haptyka – język dotyku, (np. poklepywanie po plecach, które w polskiej kulturze jest interpretowane jako protekcjonalny stosunek do danej osoby), chronemika – która nasze wykorzystanie czasu traktuje jako sygnał komunikacyjny, (np. kiedy podkreślamy swoją ważność i pozycję w hierarchii świadomie spóźniając się na spotkanie i obligując drugą osobę do czekania na nas), czy proksemika, biorąca pod uwagę fizyczny dystans jaki obieramy w rozmowie. Świadomość tych komponentów może nam pomóc w zachowaniu spójności, która jest podkreślana jako element skutecznej komunikacji.

Choć do tej tezy w opozycji stoją opracowania Erica Eisenberga – psychologa komunikacji z Uniwersytetu Południowej Kalifornii, który wskazuje komunikację wieloznaczną jako świadomie obieraną strategię komunikacji w przedsiębiorstwach. W jego opracowaniach czytamy, iż dzięki niejednoznacznym komunikatom, które wcale nie minimalizują możliwości interpretacji, organizacje w długoterminowej perspektywie zachowują większą kreatywność pracowników, mogą łatwiej dostosować swoje cele do zewnętrznych zmian i zmieniających się trendów i wprowadzać zmiany organizacyjne, a także sprzyja ona utrzymaniu uprzywilejowanych stanowisk i posad, gdyż trudniej podważyć decyzje i wykazać niekompetencję. 

Warto sobie uświadomić, iż temat komunikacji wewnętrznej w organizacjach jest przedmiotem rozważań i badań już od kilkudziesięciu lat, gdyż pierwsza oficjalna publikacja na ten temat została wydana w latach 40-tych XX wieku przez Aleksandra Herona. W swojej książce Sharing Information with Employees opisywał wpływ komunikacji na sukces przedsiębiorstwa.

Zdolności komunikacyjne to kluczowa kompetencja, bez której nie może obejść się menadżer. Już sami pracownicy jasno podkreślają swoje oczekiwania umiejętności komunikacyjnych wobec liderów. Widać to choćby w zeszłorocznym raporcie opublikowanym w ramach ogólnopolskiej, edukacyjno-informacyjnej kampanii Bliżej siebie – zdrowie psychiczne i empatia w miejscu pracy, w którym pracownicy na pierwszych miejscach wśród oczekiwanych kompetencji od menadżera wymienili: otwartość na rozmowy z pracownikami, umiejętność uważnego słuchania oraz budowanie przyjaznej atmosfery w pracy. 

Za takie praktyczne kompendium komunikacji mogą posłużyć sformułowane w 1975 roku przez brytyjskiego filozofa języka Paula Grice’a: 4 złote maksymy komunikacji, których aktualność potwierdzamy do dzisiaj.

Są to: maksyma ilości, jakości, sposobu i stosunku, zgodnie z którymi przekaz powinien zawierać adekwatną ilość informacji i w którym należy unikać przedoinformowania; powinien być także zgodny z prawdą, w którym unikamy informacji, na które nie mamy wystarczającej ilości dowodów; w którym także unikamy niespójności, wyrazów i wyrażeń niezrozumiałych dla odbiorcy, a przede wszystkich cechujemy się zasadą „mów na temat”.

• Katarzyna Kopeć- Ziemczyk – doktor nauk społecznych, była dziennikarka, ekspert ds PR i komunikacji

To, co wybrzmiało z naszej debaty to waga komunikacji w każdej branży. Nie ważne czy pracujesz w projekcie IT, czy w sporcie, medycynie albo czy kierujesz eventami – wszędzie komunikacja odgrywa kluczową rolę.

Dla mnie osobiście istotna jest, gdy mówimy o komunikowaniu się w zespołach, szczerości i zapewnienie przez liderów bezpieczeństwa mentalnego dla swoich pracowników. Jeśli oczekujemy dobrych relacji i jeszcze lepszych wyników musimy dać przestrzeń na komunikację o błędach. Im szybciej o nich się dowiemy, tym szybciej na nie zareagujemy. W komunikacji zewnętrznej, szczególnie w kontaktach z mediami należy kierować się zrozumieniem i otwartością na potrzeby drugiej strony, a dziennikarzy traktować jak partnerów i ważnych uczestników procesów komunikacyjnych. Wszak to dzięki nim świat może dowiedzieć się o naszych projektach czy ważnych działaniach.

• Łukasz Zając – socjolog i ekspert PR, współtwórca lub konsultant wielu kampanii PR, koordynator klubu public affairs w Polskim Stowarzyszeniu PR

Stosowanie public relations w pracy z moimi klientami to zazwyczaj 3 fazy działania. Pierwsza dotyczy rozpoznania – jak rozumieją oni samą komunikację, następnie komunikację społeczną jaką jest PR. Druga – to audyt i zbadanie jak wypada osoba, czy organizacja pod względem atutów i braków w komunikacji. Jednak najważniejsza faza – to budowanie zaufania i współpracy.

Dopiero, gdy klient zobaczy, czym jest złożona rzeczywistość komunikacji, a z czasem zaufa również ekspertowi, możemy mówić o budowaniu procesów, wdrażaniu planu i ewaluacji public relations.

W Polsce już coraz poważniej traktuje się ekspertów public relations. Dojrzałe firmy traktują komunikację – nie tylko marketing – na równej pozycji, jak prawników, finansistów czy branżowych specjalistów. W nowoczesnych metodykach, jak np. design thinking – widać jak na dłoni, że komunikacja ma kluczowe miejsce w DNA każdego projektu.

• Jan Walkiewicz, właściciel agencji Justpoint, praktyk zarządzania ryzykiem w obszarze produkcji wydarzeń

Eventy są stare jak świat, już tysiące lat temu mówiło się, że najważniejsze dla ludzi są chleb i igrzyska. Współczesny event marketing, z jego dynamicznym i interaktywnym charakterem, wymaga jednak znacznie więcej niż tylko spektaklu. Kluczowym elementem jest tu efektywna komunikacja, oparta na odwadze, szczerości i uczciwości – zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych.

Odwaga w komunikacji oznacza gotowość do podjęcia trudnych tematów, stawiania czoła nieoczekiwanym wyzwaniom i przekazywania trudnych wiadomości. W event marketingu na szali stoi reputacja marki, więc odważna i otwarta komunikacja buduje zaufanie, które jest podstawą stabilnej relacji (również) biznesowej.

Szczerość jest równie ważna. Komunikowanie prawdy, szczególnie w trudnych sytuacjach, może być kolejnym czynnikiem wzmacniającym relacje. W przypadku ewentualnych problemów ważniejsze jest otwarte zaproponowanie konkretnych rozwiązań niż próby ukrycia problemu.

Uczciwość, szczególnie w komunikacji kryzysowej, to nie tylko przekazywanie faktów, ale także odpowiedzialność za podjęte decyzje. To pokazuje, że organizatorzy stawiają interesy uczestników na pierwszym miejscu i są gotowi działać w ich najlepszym interesie.

W komunikacji wewnętrznej, te same wartości odgrywają kluczową rolę. Otwarta i dwukierunkowa komunikacja, regularne spotkania i wykorzystanie narzędzi wspierających wymianę informacji to fundamenty skutecznego zarządzania projektem. Zachęcanie do szczerego feedbacku buduje zaufanie między członkami zespołu, które przekłada się również na sukces realizowanego projektu.

W erze cyfrowej, gdzie każdy szczegół może zostać poddany publicznej ocenie, odwaga, szczerość i uczciwość w komunikacji event marketingowej stają się nie tylko pożądane, ale wręcz niezbędne dla sukcesu każdego wydarzenia”.

• Mariusz Augustyniak – senior project manager i mentor 
• Komunikacja na projektach to do 90 procent tego, co robi Senior Project Manager na dużych projektach z wieloma partnerami (wg Project Management Institute)
• Szukaj rozwiązania lub ewentualnie nauki, wniosków, a nie winnych, żeby ich ukarać
• Proś o nie i przyjmuj na „chłodno” złe wiadomości – buduj system „wczesnego ostrzegania” – jeśli ludzie przekonają się, że nic im nie grozi, będą bardziej otwarci w szczerym komunikowaniu złych informacji tak wcześnie jak tylko się da, a Ty będziesz miał czas, żeby wspólnie oszacować wpływ na projekt i wspólnie się zastanowić co z tym zrobić
• Staraj się być pomocny i wspierający w trudnych sytuacjach
• Buduj atmosferę zaufania i bezpieczeństwa (psychologicznego) w relacjach i zespołach

• Magdalena Swoboda-Młynarczyk – ekspertka z wieloletnim doświadczeniem w PR, komunikacji i promocji na styku administracji rządowej, biznesu, mediów i NGO

Podejście projektowe, o którym rozmawialiśmy podczas panelu, to aspekt, który silnie wpływa na komunikację. Zarządzanie projektowe to praca w interdyscyplinarnych zespołach, uczenie się od siebie, wychodzenie z utartych ścieżek. Wraz z tym podejściem postępuje w administracji wiele pozytywnych zmian, takich jak odejście od silosów czy myślenia „od-do”. Pojawia się za to kreatywne szukanie rozwiązań, współpraca z ekspertami, mapowanie ryzyka i mierzenie efektów. Widać coraz częściej zwinne podejście do projektowania zadań, usług czy narzędzi, także do zarządzania komunikacją.

Innym aspektem komunikacji, który wybrzmiał podczas panelu jest tempo i strategia. Pracujemy tu i teraz, na świeczniku, nie zabiegamy o atencję, zarządzamy jej nadmiarem. Urząd nie ma konkurencji, funkcjonuje w monopolu. Dzieje się dużo i ciągle. Jeden artykuł potrafi wywrócić do góry nogami plan dnia i zrobić „sprawdzam” strategii. Jeśli jest ona oderwana od rzeczywistości, to znaczy, że jest napisana do szuflady. Dobrze napisana strategia nawiguje i podpowiada jak stawiać kroki dziś, by za kilka lat znaleźć się tam gdzie zaplanowaliśmy.  

O projekcie:

• Drugie Spotkanie eksperckie odbyło się w Trend House w Warszawie, 16 stycznia 2024 roku
• Premierowe spotkanie w sierpniu dotyczyło platformy X / Twitter
• Spotkanie przy ul. Chmielnej 73 było początkiem cyklicznych wydarzeń związanych z rolą komunikacji, public relations, edukacją medialną i analizą trendów cywilizacyjnych. Dyrektorem programowym jest Łukasz Zając, właściciel Zając Public Affairs i PR, współorganizatorem wydarzenia jest Trend House, klub dla innowatorów i twórców.