Wymarzona agencja public relations. Rozdział z książki „Po co jest PR?”

Poruszamy się na terenie rozmów i opinii, jakie zebrałem od kilkunastu PR-owców i przedsiębiorców. Próbując definiować wymarzoną agencję public relations, wielokrotnie zwracano uwagę na wyprzedzającą rolę agencji. Dzięki temu klient spostrzega nowy horyzont szans wśród wyzwań, jakie sam zdefiniował. Agencja szuka wartości dodatkowej wychodzącej poza zapotrzebowanie opisane w dokumencie ofertowym – brief. Próbuje znaleźć autentyczne potrzeby organizacji, chce spojrzeć na nią z różnych punktów widzenia. Jest nieufna wobec pierwszych intuicji, znanych rozwiązań na rynku, chce dopasować komunikację do realnych potrzeb klienta. Proponuje strategiczne spojrzenie i kreowanie nowych rozwiązań niezbędnych dla osiągnięcia celów organizacji. Pozwala to na odejście od myślenia o agencji wyłącznie jako o wykonawcy usług.

Specjaliści ds. PR mogą osadzić organizację w nowym kontekście. Dzięki zebranej wiedzy i doświadczeniu swojego zespołu dostarczają nową wartość dla klienta: pokazują mu jego pozycje w szerokim kontekście, wśród uwarunkowań społecznych, gospodarczych, politycznych i kulturowych. Dobra agencja public relations potrafi zgromadzić i przeanalizować wiedzę niezbędną dla planowania kolejnych kroków swojego klienta.

-PR-owcy są bardzo dobrze zorientowani w aktywności swojego zleceniodawcy oraz konsekwentnie pilnują jego interesów. Wymaga to aktualizowania wiedzy o branży i wyzwaniach, jakie pojawiają się w organizacji i otoczeniu. Dzięki temu klient otrzymuje wiedzę niezbędną do poruszania się w komunikacji oraz rekomendacje do lepszego pozycjonowania się w biznesie.

Towarzyszenie agencji z pewnego dystansu oraz odwoływanie się do zdobytego doświadczenia pomaga również uprościć spojrzenie na samą organizację i jej wyzwania. Rolą agencji jest szukanie prostych rozwiązań. Unikanie komplikowania spraw, które nie powinny być skomplikowane. Może to dotyczyć systemu komunikacji, sposobu traktowania ludzi, zbadania dotychczasowych modeli funkcjonowania operacyjnego, technologicznego, społecznego czy precyzyjnych rekomendacji przekazanych bezpośrednio do zarządu i managerów.

Podobał ci się tekst? Jeżeli tak, postaw mi kawę. Wdzięczność powraca!

Wsparcie dla Łukasza Zająca: 8 zł, 15 zł, 25 zł lub więcej.

Dobra agencja  PR buduje u zleceniodawcy poczucie spokoju i zaufanie w zakresie komunikacji. Jej rolą jest prowadzenie tych spraw, wykorzystując przy tym najlepsze zasoby, wiedzę i ludzi dostępnych w samej organizacji. Współpraca z agencją to zazwyczaj 80% pracy po stronie agencji, a 20% po stronie klienta. Nawet najlepsze agencje nie będą skuteczne, gdy zabraknie współpracy wewnątrz organizacji. Chodzi tu m.in. o dostęp do informacji, wzajemne zaufanie, wspólne realizowanie projektu, zaangażowanie i konsekwentną pracę zespołu.

Specjalista ds. PR powinien być blisko organizacji. Zawsze jest dostępny, gdy kontaktujemy się z nim. Często sam ten kontakt inicjuje. Sugeruje rozwiązania oraz przypomina o harmonogramie działań. Stara się umiejętnie raportować etapy wykonanej pracy, bo zależy mu na zaangażowaniu wielu aktorów zmiany. Jest świadomy, że również odpowiednia komunikacja wdrażania projektu pozwala na większe zaangażowanie w projekt. A to wpływa na sposób myślenia i działania w organizacji. Zależy mu na przeskoku od strategii opisanej w dokumencie po widoczne zachowania i oceny wśród pracowników, klientów, otoczenia organizacji.

Doradca ds. PR dobrze wywiązuje się ze swoich zadań. Klient nie może mieć poczucia, że efektywność projektu jest słaba, a budżet marnotrawiony. Należy uzasadniać podjęte kroki, umiejętnie raportować i informować o zmianach oraz kosztach procesów. Można to osiągnąć dzięki, wyznaczeniu transparentnych celów i przemyślanemu budżetowi, a także odpowiedniemu wynagradzaniu konsultantów oraz długotrwałą strategię działań komunikacyjnych. Konsultant tłumaczy wybrane rozwiązania oraz monitoruje zmianę sytuacji i możliwe konsekwencje dla organizacji. Informacja dostarczona na czas pozwala organizacji na lepsze zapoznanie się z ewentualnym ryzykiem.

Część konsultantów to aktywni uczestnicy świata towarzyskiego, medialnego i kultury. To  istotne dla agencji i jej pozycjonowania w świecie społeczno-biznesowym. Nie mniej jednak dobry konsultant przeznacza także wiele czasu na zrozumienie potrzeb klienta oraz opracowuje możliwe scenariusze działań.

Na koniec warto pamiętać, że agencja pełni również rolę pomocnika w zarządzaniu kryzysowym. Nie jest to wyłącznie kryzys medialny czy wizerunkowy. Dobry PR-owiec jest blisko swojego zleceniodawcy, towarzyszy mu, jest jak cień, do którego się przyzwyczajamy. W momencie zagrożenia dla organizacji wychodzi z cienia i podejmuje zdecydowane kroki. Bycie w cieniu, unikanie nadmiernego rozgłosu pozwala na lepsze skoncentrowanie się na pracy analitycznej, budowanie relacji i dostępność.

Autor:

Łukasz Zając – od 2008 roku związany z public relations. Pochodzi z Gliwic, pracuje w Warszawie. Socjolog i ekspert PR. Specjalizuje się w kilku obszarach komunikacji. Świetnie czuje digital PR, produkcję wideo i media relations. Komunikuje transformację energetyczną i nowe zjawiska na styku technologii, bezpieczeństwa i biznesu. Interesuje go branża spożywcza i rolnictwo, tworzenie nowych produktów (NPD), zarządzanie przez design (service design) oraz rozwój organizacji społecznych.  W 2018 r. wydał książkę „Po co jest PR?”. Członek Polskiego Stowarzyszenia Public Relations oraz TREND HOUSE. Sprawdzony partner w PR (zobacz rekomendacje).