PROSTY JĘZYK. Komunikat jest w prostym języku, jeśli słowa, struktura i układ graficzny są tak jasne, że odbiorca, dla którego ten komunikat jest przeznaczony, może łatwo znaleźć potrzebną informację, zrozumieć ją i zrobić z niej użytek*.

Mówiąc inaczej, prosty język (plain language) to jako forma komunikacji, która jest jasna, zwięzła, dobrze zorganizowana i przestrzega innych najlepszych praktyk odpowiednich dla tematu lub dziedziny oraz odbiorców.

Jest także określany jako prosty styl pisania lub prosty język. Głównym celem języka prostego jest zapewnienie, aby czytelnik zrozumiał przekaz jak najszybciej, najłatwiej i jak najpełniej. Unika się rozwlekłego, zawiłego języka i żargonu.

Czytamy w poradniku „Dobre praktyki prostej komunikacji bankowej”, że zanim zaczniesz pisać, odpowiedz na kilka pytań:

• W jakim celu tworzysz ten tekst?
• Do kogo piszesz?
• Gdzie i w jaki sposób dostarczysz tekst do odbiorcy?
• Co chcesz przekazać?
• Co odbiorca powinien zrobić?

Zasady Prostego Języka

Myśl o Swojej Publiczności

– Myśl o odbiorcy, przyjmij jego perspektywę. Zrozum potrzeby, poziom wiedzy i pytania swojej publiczności

– Zwracaj się do różnych grup odbiorców w oddzielnych fragmentach, aby uniknąć zamieszania

 Organizacja Dokumentu

– Zacznij od jasnego stwierdzenia celu dokumentu

– Tekst rozpocznij od informacji najważniejszej dla czytelnika

– Użyj logicznej struktury odpowiadającej pytaniom i potrzebom czytelników

– Zastosuj nagłówki, krótkie sekcje i punktory dla łatwiejszej nawigacji

 Styl Pisania

– Preferuj stronę czynną, aby jasno określić, kto jest odpowiedzialny za działania

– Używaj prostego, bezpośredniego języka i unikaj żargonu lub terminów technicznych, gdy jest to możliwe

– Wybieraj słowa znane publiczności i precyzyjne w znaczeniu

– Unikaj przesady, patosu i podniosłego stylu

– Wybieraj słowa o konkretnym znaczeniu, nie rzeczowniki abstrakcyjne

– Używaj krótszych i prostszych słów. Takich, które dobrze znasz, a unikaj tych, które są rozbudowane

„Język pisany, który jest jasny, zwięzły, dobrze zorganizowany i zgodny z najlepszymi praktykami, odpowiednimi do tematu i dziedziny i docelowych odbiorców” (Plain Writing Act)

Lepsza czytelność

– Wykorzystaj nagłówki, listy i tabele, aby podzielić tekst i wyróżnić kluczowe punkty

– Teksty dłuższe niż 3 akapity dziel na sekcje ze śródtytułami. Nagłówki uporządkują strukturę tekstu

– Nie ukrywaj wyliczeń w akapitach. Twórz listy wypunktowane lub numerowane. Stosuj także tabele

– Projektuj dokumenty z wystarczającą ilością białej przestrzeni i używaj typografii, która poprawia czytelność

 Zaangażowanie i Dostępność

– Dąż do zaangażowania, bezpośrednio zwracając się do czytelnika, używając „ty”

– Zapewnij dostępność treści dla osób z niepełnosprawnościami, przestrzegając wytycznych dostępności treści internetowych

„Prosta polszczyzna to język szybkiej lektury, a przede wszystkim – język klarownych myśli, szczerych intencji i prostej formy” (Uniwersytet Wrocławski)

Rekomendacje dla efektywnej komunikacji

– Używaj strony czynnej: wyraźnie identyfikuj aktora w każdej akcji, aby uniknąć niejednoznaczności. Unikaj strony biernej np. konstrukcji typu: być lub zostać + imiesłów przymiotnikowy np. został wprowadzony

– Uprość formy czasowników: użyj najprostszej formy czasownika, aby tekst był bardziej bezpośredni i zdecydowany

– Zredukuj ciągi rzeczowników: unikaj skomplikowanych konstrukcji rzeczownikowych, które utrudniają zrozumienie

– Spójna terminologia: używaj tego samego terminu konsekwentnie dla określonej myśli lub obiektu, aby uniknąć zamieszania

– Zminimalizuj żargon Prawny i techniczny: wyjaśniaj terminy prostym językiem, aby były zrozumiałe dla odbiorcy niespecjalistycznego

 Pisanie dla Internetu

– Buduj tekst łatwy do skanowania, używaj też hiperłącza i unikaj przeciążenia informacjami

– Pamiętaj, że duża część tekstów jest czytana na telefonie i małym wyświetlaczu

– Testuj treści z rzeczywistymi użytkownikami, aby upewnić się, że spełnia to ich potrzeby

Wnioski 

– Konieczność języka prostego wywodzi się z badania komunikacji między rządem a społeczeństwem (administracja publiczna). Jednak te techniki efektywnej komunikacji mogą być wykorzystywane w biznesie, edukacji, dziennikarstwie

– Język prosty dobrze pasuje do komunikacji internetowej, w której czytelnik jest obciążony nadmierną ilością komunikatów i czyta skrótowo

– Praca nad prostym językiem poprawia jasności i komunikatywność tekstów co powoduje satysfakcje czytelników

Tekst powstał na podstawie:

• Federal Plain Language Guidelines, marzec 2011
• Dobre praktyki prostej komunikacji bankowej, ZBP, marzec 2021
• Materiały szkoleniowe Centrum Informacji Rządowej, kwiecień 2022
• Historia prostego języka w Polsce – czytaj
• * Https://www.iplfederation.org/plain-language/

Autor: Łukasz Zając – ekspert PR, socjolog. Specjalizuje się w kilku obszarach: energetyce, cyberbezpieczeństwie i public affairs.Komunikuje transformację energetyczną i nowe zjawiska na styku technologii, bezpieczeństwa i biznesu. W 2018 r. wydał książkę „Po co jest PR?”. Członek Polskiego Stowarzyszenia Public Relations oraz TREND HOUSE. Sprawdzony partner w PR (zobacz rekomendacje).

Fot. DALE